Ofte stillede spørgsmål
Du har spørgsmålene – vi har svarene.
Er du allerede i gang med at bruge Easy Invoice, og har spørgsmål? Så finder du svaret på siden Vejledning og Support
Easy Invoice fundamentet
Easy Invoice er en løsning specifikt til Uniconta. Løsningen (et plugin) er udviklet af Iris Automation A/S. Vi er en dansk virksomhed med 15 års erfaring indenfor automatisering af fakturaflow og fakturagodkendelse. Vi arbejder med mange ERP-systemer og har både løsninger til indkøbsfakturaer, smartphone app til udgiftbilag og godkendelser på telefonen. Vi arbejder desuden med RPA, software robotter, som kan automatisere manuelle processer, til stor glæde og gavn for virksomheder og deres medarbejdere.
Easy Invoice er et plugin til Uniconta, som automatisk aflæser dine faktura-data, så du slipper for manuel indtastning.
Se alle funktioner på Vejledninger og support
Easy Invoice koster 195 DKK/md, og her er inkluderet 50 fakturaer/md.
Pris på yderligere fakturaer:
1,50 DKK/stk.
Funktioner
Easy Invoice aflæser automatisk op til 16 standard-felter på dine fakturaer, så du slipper for manuel indtastning.
Se alle funktioner på Vejledninger og support
Hvis Easy Invoice har aflæst et forkert felt, kan du nemt og hurtigt rette det og samtidig træne systemet til næste gang. Vi har nemlig udviklet systemet med kunstig intelligens, så det hele tiden bliver smartere.
Læs mere om at optimere din faktura-aflæsning på Smart læring
Easy Invoice har indbygget funktioner til både kontering og bogføring. Du kan ved hjælp af en drop down menu vælge hvordan du vil bogføre og kontere. Herefter sker det automatisk.
Ja, Easy Invoice håndterer automatisk fakturaer som modtages i din faktura-indbakke, som dine kreditorer/leverandører bruger til at sende dig fakturaer.
Ja ud over automatisk via din faktura-email kan du selv “drag-and-drop” fakturaer ind i Easy Invoice. Du kan både drag-and-drop fakturaer ind fra en mappe på din computer eller fra en mail. Herefter aflæses fakturaens data automatisk, og du kan kontere og bogføre den.
Easy Invoice placerer dine indkomne fakturaer i Uniconta under Kreditor/Easy Invoice. Nu kan du se oversigten over de fakturaer du har modtaget sammen med kreditornavn og aflæste data. Bemærk at tiden fra Easy Invoice modtager en faktura til den ligger klar kan være op til 10 minutter. Typisk går der under 2 minutter.
Du åbner en faktura ved at dobbeltklikke på den i oversigten. Herfra kan du se den reelle faktura samt alle de felter, Easy Invoice har aflæst.
Herefter kan du kontere og bogføre fakturaen.
Du kan sætte kontering op for hver kreditor, således at konteringen automatisk er klar for hver faktura. Du kan også gøre det manuelt.
Når du er inde på en faktura, du gerne vil rette, skal du klikke på optimer-knappen.
Hvis betalingsdatoen eksempelvis ikke er aflæst korrekt, skal du blot pege på feltet med betalingsdato i aflæsningen til højre, og derefter pege på de rigtige data på selve fakturaen.
Herefter er aflæsningsfeltet opdateret. Efter få træninger, kan Easy Invoice udføre aflæsningen korrekt og automatisk.
Det tager kun 5-10 sekunder at rette og træne en faktura.
Forudsætninger (for brug af Easy Invoice)
Easy Invoice er et plugin til Uniconta, derfor kan Easy Invoices kun anvendes hvis man bruger Uniconta som regnskabs system.
Uniconta softwaren skal være version 88 eller nyere.
Easy Invoice løfter data fra fakturaen som modsvarer nødvendige data til en omkostningsfaktura. Modtager man en faktura med varelinjer vil man ikke få linjerne med, men kun data der svarer til en almindelig omkostningsfaktura.
Easy Invoice behandler fakturaerne som grafiske. Hvilket vil sige at det kræves at det er en PDF fil, der sendes ind.
- Man kan altså ikke bruge f.eks. en mail som faktura, et Word dokument eller Excel ark
Sikkerhed og privatliv
Enkelt sat op er der 3 steder du skal være opmærksom på dine data.
(Det er data omkring dine kreditorfakturaer, konteringer, bogføring og andre Uniconta-oplysninger).
Aflæsning af data og træning af fakturaer.
Før de lander i Easy Invoice oversigten.
- De bliver sendt via krypteret linje mellem Easy Invoice, aflæsning og din Uniconta (https).
- Dine fakturaer aflæses og trænes af en anerkendt 3-part leverandør. Så snart data er aflæst slettes oplysningerne hos både 3.partleverandøren og Easy Invoice.
- 3. partleverandøren laver jævnligt kontrol på sin privatlivspolitik som opdateres jævnligt, sidst september 2021.
Dine kreditorfakturaer der kommer ind til Uniconta via Easy Invoice
De er landet inde i Easy Invoice oversigten, men før dine fakturaer er konteret og bogført
- Her ligger fakturaerne i Easy Invoice´s database. De bliver sendt via krypteret linje til din Uniconta (https).
- Databasen er hosted sikkert i Danmark hos en anerkendt hostingpartner.
- Fakturaerne slettes fra Easy Invoice Database efter en periode (vi gør det ikke med det samme, da din sikkerhed er at vi kan sende dig en fakturadokumentation i en given periode efter den er sendt til Uniconta.
Når dine fakturaer er kommet ind i Uniconta via Easy Invoice, men konteret og bogført
- Her ligger fakturaerne i Uniconta og er sikret her på Uniconta’s vilkår.
Såfremt du har spørgsmål til ovennævnte privatlivspolitik i Easy Invoice og samarbejdspartnere og hvordan vi håndterer data for dig og dine rettigheder på området, må du endelig kontakte os.
Læs vores privatlivspolitik her: